İlk değerlendirme için mekân fotoğrafları, yaklaşık ölçüler, konum, hedef tarih ve anlatılmak istenen fikir paylaşılabilir. Varsa bütçe aralığı ve mevcut ekipman bilgisi eklenir. Bu bilgilerle kapsam ve teknik ihtiyaçlar değerlendirilir; konsept, üretim, ekipman, kurulum ve prova kalemleri teklif aşamasında ayrılır.